L’archivage pérenne des données numériques personnelles

LostLaptop1Les particuliers sont amenés à créer et à manipuler de nombreuses données numériques du type texte, son, image, vidéo, logiciel, document multimédia. Certains de ces documents s’avèrent uniques et constituent un véritable patrimoine personnel, professionnel ou familial qu’il convient de rendre accessible et préserver parfois sur plusieurs dizaines d’années. Mais sur de telles périodes, des négligences ou des incidents peuvent survenir, conduisant à une perte partielle ou totale des données. Des précautions particulières doivent être prises incluant des sauvegardes régulières et des changements de formats. Des services récents du web (le cloud) apportent de nouvelles possibilités pour la duplication et la sauvegarde mais aussi quelques nouvelles contraintes.

C’est vraiment tous les jours que nous utilisons toute une gamme d’appareils numériques parmi lesquels on peut citer ordinateurs fixes et portables, tablettes, téléphones mobiles, appareils photos, caméras, scanneurs, consoles de jeux, lecteurs audio, disques durs externes, disques multimédias, NAS, cartes mémoires, clés USB, etc. Ces appareils produisent, lisent ou stockent des données numériques dont certaines s’avèrent irremplaçables, résultant d’un travail important (élaboration de produits, écriture d’articles, créations artistiques, programmation informatique, photos et films familiaux numérisés). Il peut s’agir aussi d’informations pratiques (contacts téléphoniques d’un portable, papiers numérisés tels que papiers d’identité, titres de diplômes, feuilles de salaires, etc) ou de données achetées (musique, vidéos). La valeur personnelle ou financière n’est finalement bien souvent perçue que lorsqu’un incident survient, conduisant à une disparition partielle, voire totale des données.

Un rapide tour d’horizon permet de dégager les principales informations à préserver, les risques encourus, et les méthodes et stratégies à mettre en œuvre en fonction de critères tels que la nature ou le volume des données, la durée de préservation souhaitée. Différents outils peuvent également vous aider.

Association Française pour la Protection des Archives Privées
Druaux, Christophe : Constituer une archive photographique familiale
Huc, Claude : Préserver son patrimoine numérique
Classer, archiver et sauvegarder ses e-mails, photos et vidéo, contacts, documents administratifs – Guide à l’usage des particuliers et des entrepreneurs individuels, 344 pages Lee, Christopher A. :  I, Digital: Personal Collection in the Digital Era, 2011, ed. Chicago, IL: Society of American Archivists, 384 pages Library of  Congress : Personal archiving
Bass, Jordan Leslie : Getting personal : Confronting the challenges of archiving personal records in the digital age, Thèse en anglais, 2012, 154 pages Digital Preservation (Library of Congress) – vidéos en anglais : http://www.youtube.com/playlist?list=PLEA69BE43AA9F7E68
Personal Digital Archiving 2013 http://mith.umd.edu/pda2013/

Les données à préserver

Une liste non exhaustive des données personnelles à préserver comprend :

  • Contacts, répertoires téléphoniques, adresses mail, annuaires
  • Photos et vidéos personnelles
  • Documents bureautiques (CV ou articles, diaporamas, tableaux de données)
  • Documents multimédias (créations artistiques, blogs personnels, sites webs, données sociales)
  • Données professionnelles
  • Sites favoris, listes de flux RSS, bibliographie scientifique
  • Mails et messagerie
  • Sauvegardes numérique de documents administratifs (papiers et permis, photos du patrimoine mobilier, objets de valeur, patrimoine immobilier, feuilles de salaire, factures…)
  • Livres numériques, documents audios et vidéos achetés

Le caractère original des fichiers, commercial, partagé ou confidentiel voire sensible, la fréquence des modifications, le caractère juridique des données (droit de copie), le volume et la nature des données (texte, photo, vidéo…) sont autant de paramètres à prendre en compte.

ToutPratique : Ranger et classer les papiers S.I.Lex : Le cadre juridique de la Copy Party en dix questions

Une batterie de risques

Ces données encourent en effet des risques dont la prise en considération est d’autant plus nécessaire que la durée de préservation souhaitée est longue et que les données sont personnelles. On peut noter :

  • Perte ponctuelle de fichiers (effacement dû à une erreur de manipulation, défaut de classement, oubli, défection d’un service en ligne)
  • Problèmes logiciels (panne et bugs d’un logiciel ou du système d’exploitation)
  • Problèmes matériels (crash de disque dur, perte de l’intégrité des fichiers due à l’altération du support – CD-ROM ou disque dur)
  • Perte de matériel (CD-ROM, carte mémoire, perte d’un ordinateur portable ou d’un mobile lors d’un déplacement)
  • Sinistres (vol de matériel, incendie, inondation, tremblement de terre…)
  • Dégradations volontaires de la part d’un tiers (virus informatique, dégradation intentionnelle, interception de mot de passe)
  • Obsolescence des supports et des formats de données (support obsolète comme la disquette, format ancien non supporté par des logiciels récents)
  • Défection de services de sauvegarde sur internet (fermeture d’un fournisseur de services comme MegaUpload)
  • Défaillances de confidentialité de services du web (contenu espionné, mot de passe dérobé)
  • Changements liés à la santé des personnes (accident, maladie, décès) empêchant l’accès aux données ou la transmission d’autres personnes

Certaines précautions permettent d’éviter le recours à des pratiques de manipulation de disque endommagé ou d’archéologie numérique.

CASES-LU : Perte de données (dans un contexte professionnel) Barry M. Lunt : How Long Is Long-Term Data Storage? (en anglais) Récupération de données perdues : Le guide egoblog.net : Archéologie numérique : retrouver mes traces sur 10 ans de présence online Internet Archive : Wayback Machine

De bonnes pratiques informatiques

L’expérience montre que préserver des données numériques sur le long terme pour un usage personnel ou en vue de transmettre des informations nécessite le respect de quelques règles :

  • Protection des matériels et des logiciels : La protection physique des matériels (stockage dans des lieux appropriés et sécurisés, changement du matériel tous les 5 ans), la protection des accès (utilisation de mots de passe solides, gestion des droits et des sessions, chiffrement et verrouillage en cas de données confidentielles), protection de l’espace de stockage (mise à jour du système et des logiciels, utilisation d’un antivirus, d’un pare-feu, vérification des fichiers téléchargés), protection de la messagerie (utilisation de filtres anti-spam, gestion des indésirables, précautions concernant l’usage des fichiers attachés) sont autant de précautions nécessaires.
  • Organisation : Un travail important concerne le rangement et le classement des fichiers. Les noms de répertoires et de fichiers doivent comprendre un mot clé significatif et incorporer une date pour faciliter les recherches. Les accents, majuscule et caractères spéciaux à part « – » et « _ » sont proscrits des noms de fichier. Le classement en dossiers et sous-dossiers tient compte de la nature des données – personnelles ou professionnelles, texte, logiciel, photo, vidéo…
  • Sauvegarde : Une sauvegarde régulière doit être entreprise. Des supports adaptés au volume des données doivent être choisis :  clef USB, disque dur externe, NAS ou service de stockage sur internet si le débit de la connexion et les moyens financiers le permettent. Les disques de sauvegarde sont stockés de manière idéale dans un lieu autre que l’ordinateur principal. L’historique des sauvegardes est conservé et la restauration est régulièrement testée. Des logiciels facilitent ou automatisent ces opérations.
  • Migration et émulation : Sur le long terme, les formats de données évoluent, certains apparaissent, d’autres disparaissent. Il convient d’être vigilant sur les format d’archivage. On aura intérêt à sélectionner des formats largement utilisés et non propriétaires. Des migrations de format doivent être organisées en cas de perte d’usage ou disparition d’un format. Les données sont alors transcodées dans un nouveau format compatible, tout en veillant à la faible dénaturation de l’objet numérique. Des données analogiques gagneront à être numérisées. L’émulation est également citée comme solution de recours. Cela concerne surtout les particuliers passionnées de logiciels et de jeux vidéos.

Aidewindows.net : La sauvegarde tom’s GUIDE : Comment sauvegarder toutes vos données

Supports de stockage

Le temps de conservation des données dépend de la nature des supports de mémoire :

  • Disque dur : Utilisé dans la plupart des ordinateurs fixes et portables, pour les disques externes et les NAS, il offre de bonnes capacité de stockage (250 Mo à 4 To) pour un prix raisonnable. La durée de vie  moyenne d’un disque dur dépend de l’usage et de la fabrication. Elle est évalué en moyenne à 5 ans. Il est aussi possible d’automatiser les sauvegardes sur un ordinateur fixe en utilisant la technologie RAID (Redundant Array of Independent Disks). La configuration RAID 1 permet notamment de se protéger d’une panne de disque en installant au moins deux disques durs (Sur wikipedia : RAID (informatique)).
  • Mémoire flash : Peu encombrante et réputée plus résistante les mémoires flash qu’on trouve dans les clés USB, les cartes mémoires et les disques SSD sont adaptées au stockage pendant 5 ans de données dont le volume se limite à 256 Go.
  • Disques optiques CD, DVD et Blu-ray : L’utilisation de disques optiques représente un inconvénient en termes de temps de gravure et de gestion des supports. Une durée de vie de 10 ans est avancée dans des conditions de stockage satisfaisante pour les DVD. Ce support s’avère particulièrement avantageux si des gros volumes de données doivent être gérés, pour les vidéos par exemple.
  • Cloud : Malgré une faible vitesse de transfert et un coût élevé pour les volumes importants, le cloud s’avère particulièrement pratique. Il est à privilégier pour un faible volume de données partagé entre personnes et appareils. Les données confidentielles devront être préalablement cryptées.

Bocquet, Pierre-Yves : Sauvegarde informatique : Sachez préserver votre patrimoine numérique; Science & Vie; 2012, n°1142

Logiciels de sauvegarde

Différents logiciels permettent une sauvegarde automatisée et programmée sur des supports variés, disque dur, clé USB, disque optique (CD, DVD, Blu-ray), ou sur des réseaux (autre PC, FTP, http,…). On peut citer :

D’autres logiciels permettent de récupérer des données qui auraient été effacées par erreur :

Valent, Cyril : Comment ne jamais perdre les données de votre ordi; L’Ordinateur Individuel, 2012, n°254

Les services sur internet

Boostés par le récent développement des connexions à haut débit, des savoirs faire technologiques et des appareil mobiles (ordinateurs, smartphones, tablettes), de multiples services accessibles via le web sont apparus depuis les années 2000, posant de nouveau la question de la pérennité et de la confidentialité des informations. Quelques services d’usage courant sont les suivants :

On peut accéder aux données depuis n’importe quelle machine et de n’importe quel lieu pourvu que l’on dispose d’une connexion internet. Des documents peuvent être créés, modifiés, partagés, commentés par plusieurs personnes, conduisant à des pratiques sociales ou collaboratives dont Wikipedia, Facebook ou le développement collaboratif des logiciels sont des exemples.

L’emploi de ces services supprime certains risques et en crée une batterie de nouveaux, concernant la sécurité des réseaux et la sécurité des données. Des aspects juridiques et commerciaux entrent en jeu. La sauvegarde des données est confiée au fournisseur de service avec une garantie contractuelle faible. Un exemple récent est la fermeture du site de stockage et de partage de fichiers Megaupload. Des abonnés ont perdu leurs fichiers et leur argent lors de la fermeture des serveurs de cette société dont l’activité a été déclarée illégale. Des risques d’interception des données par des tiers sont encore présents.

Le Journal du Net : Les traitements de texte en ligne ZDNet.fr : A quel point Google Drive est-il propriétaire de vos données ? Clubic : Web 2.0 : Le point sur les risques de sécurité Wikipedia : Web 2.0

Cependant, certaines entreprises comme google mettent en place des services qui permettent de sauvegarder vos données sur le disque dur, laissant ouverte la porte à une récupération des données en cas de changement d’opérateur par exemple.

https://takeout.google.com/settings/takeout/downloads

Stratégie de préservation

Au final, une véritable stratégie de préservation doit être élaborée et poursuivie sur le long terme, tenant compte de la nature des données, des supports de stockage et des connaissances techniques de l’utilisateur. Un point important et souvent négligé concerne l’organisation des données. Les données confidentielles peuvent être stockées localement sur un disque dur crypté. Les données volumineuses, qui changent rarement gagnent à rester sur l’ordinateur principal moyennant une sauvegarde régulière facilitée ou automatisée à l’aide d’un logiciel. Les données fréquemment mises à jour (messagerie, la bureautique, l’agenda, les signets, les contacts, les fichiers partagés, textes, photos, code informatique), ou partagées entre machines et entre utilisateurs peuvent être localisées sur internet, chez des fournisseurs de service soigneusement sélectionnés. Ces données devraient aussi être régulièrement sauvegardées sur des supports tels que ordinateur, disque dur externe, NAS, clef USB, autre système de stockage sur internet, ou autre service d’internet comme SocialSafe. Les formats des données sont surveillés. Des travaux de numérisation ou de migration coûteux en temps peuvent s’avérer nécessaires.

L’archivage pérenne des données numériques personnelles nécessite la mise en place de bonnes pratiques maintenues sur le long terme. Si les tâches nécessaires sont réalisées au fil de la création des données, le travail supplémentaire reste raisonnable. Des services internet souvent non dénués de coûts et de risques apportent de nouvelles possibilités et nécessitent aussi des précautions particulières.

Références

http://blog.witness.org/2013/02/personal-digital-archiving/

, ,

  1. Poster un commentaire

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

%d blogueurs aiment cette page :