L’archivage pérenne des données numériques personnelles

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Les particuliers sont amenés à créer et à manipuler de nombreuses données numériques multimédias. Certains de ces documents s’avèrent uniques et constituent un véritable patrimoine personnel, familial ou professionnel qu’il convient de rendre judicieusement accessible et de préserver sur plusieurs dizaines d’années. Mais sur de telles périodes, des négligences ou des incidents peuvent survenir, conduisant à une perte partielle voire totale des données. Des précautions particulières doivent être prises. Elles incluent des sauvegardes régulières et d’éventuels changements de formats. Des services proposés sur le web par de multiples acteurs apportent de nouvelles possibilités pour dupliquer et sauvegarder mais aussi quelques nouvelles contraintes.

Nous utilisons tous les jours presque sans nous en rendre compte une gamme d’appareils numériques variés. Ces outils produisent, lisent ou stockent des données numériques dont certaines résultent d’un travail important (photos et films familiaux numérisés, écriture d’articles, créations artistiques, programmation informatique). Il s’agit également d’informations pratiques (contacts téléphoniques d’un portable, papiers administratifs numérisés) ou de données achetées (musique, vidéos). La valeur personnelle ou financière n’est finalement bien souvent perçue que lorsqu’un incident survient, conduisant à une disparition partielle, voire totale des données.

Un rapide tour d’horizon permet de dégager les principales informations à préserver, les risques encourus, et les méthodes et stratégies à mettre en œuvre en fonction de critères tels que la nature possiblement confidentielle des données, leur volume, la durée de préservation souhaitée. Différents logiciels peuvent également vous aider.

Les données à préserver

Une liste non exhaustive des données personnelles à préserver comprend :

  • Contacts, répertoires téléphoniques, adresses mail, annuaires
  • Photos et vidéos personnelles
  • Documents bureautiques (CV ou articles, diaporamas, tableaux de données)
  • Documents multimédias (créations artistiques, blogs personnels, sites webs, données sociales)
  • Données professionnelles
  • Sites favoris, listes de flux RSS, bibliographie scientifique
  • Documents administratifs numérisés (papiers et permis, photos du patrimoine mobilier, objets de valeur, patrimoine immobilier, feuilles de salaire, factures…)
  • Livres numériques, documents audios et vidéos achetés
  • Mails et messagerie

Le caractère original des fichiers, commercial, partagé ou confidentiel voire sensible, la fréquence des modifications, le caractère juridique des données (droit de copie), le volume et la nature des données (texte, photo, vidéo…) sont autant de paramètres à prendre en compte pour la sauvegarde.

Une batterie de risques

Ces données encourent en effet des risques généralement faibles mais dont la prise en considération est d’autant plus nécessaire que la durée de préservation souhaitée est longue et que les données sont personnelles. Parmi ceux-ci :

  • Perte ponctuelle de fichiers (effacement dû à une erreur de manipulation, défaut de classement, oubli, défection d’un service en ligne)
  • Problèmes logiciels (panne et bugs d’un logiciel ou du système d’exploitation)
  • Problèmes matériels (crash de disque dur, perte de l’intégrité des fichiers due à l’altération du support – CD-ROM ou disque dur)
  • Perte de matériel (CD-ROM, carte mémoire, perte d’un ordinateur portable ou d’un mobile lors d’un déplacement)
  • Sinistres (vol de matériel, incendie, inondation, tremblement de terre…)
  • Dégradations volontaires de la part d’un tiers (virus informatique, dégradation intentionnelle, interception de mot de passe)
  • Obsolescence des supports et des formats de données (support obsolète comme la disquette, format ancien non supporté par des logiciels récents)
  • Défection de services de sauvegarde sur internet (fermeture d’un fournisseur de services comme MegaUpload)
  • Défaillances de confidentialité de services du web (contenu espionné, mot de passe dérobé)
  • Changements liés à la santé des personnes (accident, maladie, décès) empêchant l’accès aux données ou la transmission à d’autres personnes

Des précautions permettent d’éviter le recours à des sociétés spécialisées en récupérations des données.

De bonnes pratiques informatiques

L’expérience de plusieurs acteurs montre que préserver des données numériques sur le long terme pour un usage personnel ou en vue de transmettre des informations nécessite le respect de quelques règles :

  • Protection des matériels et des logiciels : La protection physique des matériels (stockage dans des lieux appropriés et sécurisés, changement du matériel tous les 5 ans), la protection des accès (utilisation de mots de passe solides, gestion des droits et des sessions, chiffrement et verrouillage en cas de données confidentielles), protection de l’espace de stockage (mise à jour du système et des logiciels, utilisation d’un antivirus, d’un pare-feu, vérification des fichiers téléchargés), protection de la messagerie (utilisation de filtres anti-spam, gestion des indésirables, précautions concernant l’usage des fichiers attachés) sont autant de précautions nécessaires.
  • Organisation : Un travail important (et rébarbatif) concerne le rangement et le classement des fichiers. Les noms de répertoires et de fichiers doivent comprendre un mot clé significatif et incorporer une date pour faciliter les recherches. Les accents, majuscule et caractères spéciaux à part « – » et « _ » sont proscrits des noms de fichier. Le classement en dossiers et sous-dossiers tient compte de la nature des données – personnelles ou professionnelles, texte, logiciel, photo, vidéo…
  • Sauvegarde : Une sauvegarde régulière doit être entreprise. Des supports adaptés au volume des données doivent être choisis :  clef USB, disque dur externe, NAS ou service de stockage sur internet si le débit de la connexion et les moyens financiers le permettent. Les disques de sauvegarde sont stockés de manière idéale dans un lieu autre que l’ordinateur principal. L’historique des sauvegardes est conservé et la restauration est régulièrement testée. Des logiciels facilitent ou automatisent ces opérations.
  • Migration et émulation : Sur le long terme, les formats de données évoluent, certains apparaissent, d’autres disparaissent. On aura intérêt à sélectionner des formats largement utilisés et non propriétaires. Des migrations de format doivent être organisées en cas de perte d’usage ou disparition d’un format. Les données sont alors transcodées dans le nouveau format compatible, tout en veillant à la faible dénaturation de l’objet numérique original. Des données analogiques gagneront à être numérisées. L’émulation est également citée comme solution de recours. Cela concerne surtout les particuliers passionnés de logiciels et jeux vidéos anciens.

Supports de stockage

Le temps de conservation possible dépend de la nature des supports numériques.

  • Disque dur : Utilisé dans la plupart des ordinateurs fixes et portables, pour les disques externes et les NAS, il offre de bonnes capacité de stockage (250 Mo à 4 To) pour un prix raisonnable. La durée de vie  moyenne d’un disque dur dépend de l’usage et de la fabrication. Elle est évalué en moyenne à 5 ans. Il est aussi possible d’automatiser les sauvegardes sur un ordinateur fixe en utilisant la technologie RAID (Redundant Array of Independent Disks). La configuration RAID 1 permet notamment de se protéger d’une panne de disque en installant au moins deux disques durs (Sur wikipedia : RAID (informatique)).
  • Mémoire flash : Peu encombrante et réputée plus résistante les mémoires flash qu’on trouve dans les clés USB, les cartes mémoires et les disques SSD sont adaptées au stockage pendant 5 ans de données dont le volume se limite à 256 Go.
  • Disques optiques CD, DVD et Blu-ray : L’utilisation de disques optiques représente un inconvénient en termes de temps de gravure et de gestion des supports. Une durée de vie de 10 ans est avancée dans des conditions de stockage satisfaisante pour les DVD. Ce support s’avère particulièrement avantageux si des gros volumes de données doivent être gérés, pour les vidéos par exemple.
  • Cloud : Malgré une faible vitesse de transfert et un coût élevé pour les volumes importants, le cloud s’avère particulièrement pratique. Il est à privilégier pour un faible volume de données partagé entre personnes et appareils. Les données confidentielles devront être préalablement cryptées.
  • Bocquet, Pierre-Yves : Sauvegarde informatique : Sachez préserver votre patrimoine numérique; Science & Vie; 2012, n°1142

Logiciels de sauvegarde

Différents logiciels permettent une sauvegarde automatisée et programmée sur des supports variés, disque dur, clé USB, disque optique (CD, DVD, Blu-ray), ou sur des réseaux (autre PC, FTP, http,…). On peut citer :

D’autres logiciels permettent de récupérer des données qui auraient été effacées par erreur :

Les services sur internet

Boostés par le récent développement des connexions à haut débit, des savoirs faire technologiques et des appareil mobiles (ordinateurs, smartphones, tablettes), de multiples services accessibles via le web sont apparus depuis les années 2000, posant de nouveau la question de la pérennité et de la confidentialité des informations. Quelques services dans les nuages :

On peut accéder aux données depuis n’importe quelle machine et de n’importe quel lieu pourvu que l’on dispose d’une connexion internet. Des documents peuvent être créés, modifiés, partagés, commentés par plusieurs personnes, conduisant à des pratiques sociales ou collaboratives dont Wikipedia, Facebook ou le développement collaboratif des logiciels sont des exemples.

L’emploi de ces services supprime certains risques et en crée une batterie de nouveaux, concernant la sécurité des réseaux et la sécurité des données. Des aspects juridiques et commerciaux entrent en jeu. La sauvegarde des données est confiée au fournisseur de service avec une garantie contractuelle faible. Un exemple récent est la fermeture du site de stockage et de partage de fichiers Megaupload. Des abonnés ont perdu leurs fichiers et leur argent lors de la fermeture des serveurs de cette société dont l’activité a été déclarée illégale. Des risques d’interception des données par des tiers sont encore présents.

Cependant, certaines entreprises comme google mettent en place des services qui permettent de sauvegarder vos données sur disque dur, laissant ouverte la porte à une récupération des données en cas de changement d’opérateur par exemple.

Stratégie de préservation

Au final, une véritable stratégie de préservation doit être élaborée et poursuivie sur le long terme. Celle-ci doit tenir compte de la nature des données, des supports de stockage et des connaissances techniques de l’utilisateur. Un point important et souvent négligé concerne l’organisation des données. Les données confidentielles peuvent être stockées localement sur un disque dur crypté. Les données volumineuses, qui changent rarement gagnent à rester sur l’ordinateur principal moyennant une sauvegarde régulière facilitée ou automatisée à l’aide d’un logiciel. Les données fréquemment mises à jour (messagerie, la bureautique, l’agenda, les signets, les contacts, les fichiers partagés, textes, photos, code informatique), ou partagées entre machines et entre utilisateurs peuvent être localisées sur internet, chez des fournisseurs de service soigneusement sélectionnés.

L’archivage pérenne des données numériques personnelles nécessite la mise en place de bonnes pratiques maintenues sur le long terme. Si les tâches nécessaires sont réalisées au fil de la création des données, le travail supplémentaire reste raisonnable. Des services internet souvent non dénués de coûts et de risques apportent de nouvelles possibilités et nécessitent aussi des précautions particulières.

  • Self-Preservation through Personal Digital Archiving, Grace Lile, 2013 : Lien

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