MoReq2010

La gestion des archives et la préservation des documents numériques sur le long terme répondent à différentes normes et recommandations. Certaines sont relatives aux fonctionnalités globlales de l’archive, comme le Modèle OAIS (2009) transposé ISO 14721 ou la norme française NF Z42-013 transposée ISO FDIS 14641-1 (2012). D’autres concernent le Système d’Archivage Electronique (SAE) proprement dit, comme ISO 16175, ICA-Req, ISO 15489 ou Moreq2010. La dernière version de la recommandation Moreq est ici résumée. 

MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems) est proposé pour appel à commentaires en 2010 et publié le 6 Juin 2011 dans sa version définitive. Le rapport fait suite à MoReq2 (2008) et à MoReq (2001). L’auteur du rapport est la DLM Forum Foundation (Document Lifecycle Management Forum Foundation). Cette association rassemble des acteurs européens publics et privés de l’archivage : archives nationales et régionales, fournisseurs de services et associations professionnelles. Un Bureau de gouvernance conduit depuis 2008 la feuille de route, entreprend des programmes de traduction, des actions de formation et de communication, prévoit l’accréditation de centres de test et de certification. La fondation organise par ailleurs une conférence européenne triennale concernant l’archivage numérique, la dernière étant en date de 2011.

Les origines

Moreq est une recommandation, non une norme, mais s’inspire de ISO 15489 (2001), une norme internationale relative au Records management. A noter que Records management peut se traduire en français par Gestion des documents d’archives ou par Gestion des archives courantes et intermédiaires mais non par Gestion des enregistrements. L’anglais “Records“ fait en effet référence à un document d’archive ayant valeur probante. Pour rappel, les Archives courantes et intermédiaires précèdent les Archives définitives ou historiques dans le cycle de vie des documents d’archive. Records management est aussi employé en français sans traduction. L’objet de Moreq est de spécifier les fonctionnalités d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), un logiciel permettant la gestion des versements, la classification, la préservation et la diffusion des documents d’archive. Archives physiques, électroniques ou mixtes entrent dans le cadre de la recommandation.

Un Document électronique d’archive correspond selon Moreq à un fichier, à un groupe de fichiers ou à un enregistrement dans une base de donnée. Il présente les caractéristiques suivantes :
• Authenticité – le document est bien ce qu’il est supposé être, il est créé par une personne identifiée
• Fiabilité – l’information du document est exacte
• Intégrité – le document est complet et inaltéré
• Usage – le document peut être localisé, récupéré, communiqué et compris.

Le rapport comprend – nouveauté par rapport à Moreq2 – deux parties organisées en modules, favorisant la clarté des explications et améliorant la maintenance en cas d’ajout ou de modification du texte. La première partie détaille 9 Services principaux (Core Services), la deuxième 4 Modules complémentaires (Plug-in Modules). Les Services principaux sont requis pour le fonctionnement du SAE, les Modules complémentaires répondent à des besoins particuliers ou peuvent remplacer certains Services principaux. Des Modules d’extension permettront dans le futur, comme le montre la Figure 1, l’adaptation du modèle à des exigences métiers particulières.


Figure 1 : L’organisation en modules de Moreq2010

Les Services principaux – 1ère partie

Certains modules – en jaune sur la Figure 2 – ont des fonctions de modélisation, les autres concernent des activités régulières de l’archive. Les 9 services principaux sont  numérotés de 3 à 11 pour conserver la numérotation du rapport :


Figure 2 : Architecture en services d’un SAE compatible avec Moreq2010

3. Service utilisateur et groupe : Il permet la gestion des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs de l’archive. Ceux-ci sont identifiés de manière unique. Leurs droits leurs sont attribués. L’historique des créations et modifications est préservé. Le service peut fonctionner à l’aide de répertoires externes.

4. Service de modélisation des rôles : Les rôles et les droits associés, droits de création, lecture, modification ou suppression des documents de l’archive sont modélisés et paramétrés dans le SAE. Les configurations peuvent être exportés en XML, facilitant l’interopérabilité.

5. Service de classement : Les documents sont localisés de manière physique dans des Agrégations correspondant à un répertoire par exemple. Le service attribue des classes aux documents et aux agrégations conférant aux documents des propriétés particulières concernant par exemple les temps de rétention ou de mise à disposition. Les classes peuvent être organisée de manière hiérarchique, les classes filles héritant des propriétés des classes parentes. Comme le montre la Figure 3, des agrégations ou des documents peuvent se voir attribuer une classe différente de la classe parente.

Figure 3 : Exemple de service de classement ayant adopté une classification hiérarchique. Les documents localisés dans les agrégations héritent en absence de modification des classes des agrégations parentes supérieures

6. Service d’enregistrement des documents d’archive : Il classe les documents dans les agrégations rassemblant les documents ayant des propriétés communes. Aucun document ne peut être localisé en dehors d’une agrégation. Une agrégation peut hériter sa classification, ses contrôles d’accès ou ses métadonnées de l’agrégation parente supérieure. En cas de duplication pour des besoins techniques, le principe d’immutabilité fait qu’un document ne peut pas être modifié.

7. Service de modélisation des métadonnées : Moreq2010 spécifie un schéma universel de métadonnées. Des Métadonnées système permettent la gestion courante de l’archive. Elles sont complétées des Métadonnées contextuelles. Le présent service modélise surtout les métadonnées contextuelles, les métadonnées systèmes sont prédéfinies dans le SAE.

8. Service échéancier de destruction : Les dates de destruction des documents déduites de l’échéance sont fixées. Les durées de conservation peuvent répondre à des impératifs juridiques ou administratifs. Les métadonnées, l’historique dans l’archive et le document lui-même seront alors supprimés. Mais une trace doit rester dans le SAE de la gestion passée. Les documents historiques nécessitant une rétention permanente sont signalés et traités en conséquence.

9. Service de gestion des destructions : Le service réalise la destruction des documents, agrégations ou classes en conformité avec le Service échéancier de destruction.

10. Service de recherche et de réalisation de comptes rendus : Un moteur de recherche permet la recherche dans les métadonnées et éventuellement dans le texte intégral des documents. Recherche simple et avancée sont possibles. Les résultats affichés tiennent compte des droits et des contrôles d’accès. Des requêtes peuvent être mémorisées. Des comptes rendus concernant l’archive sont produits par les personnes autorisées, en se basant sur des recherche mémorisées.

11. Service d’exportation : Il a en charge les exportations et les importations de documents, d’agrégations et de classes ainsi que les informations associées : métadonnées, historique de l’archivage, contrôle d’accès. Un schéma XML standardisé favorise cette opération et rend possible l’interopérabilité, c’est à dire l’import et l’export des données et métadonnées dans des SAE de natures différentes.

Les Exigences non fonctionnelles sont ensuite formulées. Il s’agit d’une liste subjective, ouverte à interprétation et non exhaustive de services ou de qualités techniques d’un SAE. Sont ainsi cités la Performance (le temps de réponse de l’application), la Scalabilité (le maintien des performances en cas de montée en charge),  les Fonctions de gestion, la  Portabilité (le fonctionnement dans différents environnements informatiques), la Sécurité (la sécurité physique et informatique, la résistance aux attaques), le Respect des données privées, la Facilité d’utilisation, l’Accessibilité (pour les utilisateurs handicapés), la Disponibilité (mesurée en pourcentage par mois ou par an), la Fiabilité, le Recouvrement des données, les Facilités de maintenance, le Support informatique, la Garantie, la Conformité aux standards et règlements.

La première partie se termine par un glossaire des termes employés, suivi d’un Modèle d’information listant les actions qui peuvent être réalisées par l’archive.

Modules complémentaires – 2ème partie

4 modules  répartis en 3 catégories sont détaillés et déclinés en Exigences fonctionnelles, Exigences non fonctionnelles, Glossaire des termes et Modèle d’information :

Interfaces en série

101 Interface utilisateur : Le SAE peut se présenter sous la forme d’une application native ou d’une application web fonctionnant à l’aide d’un navigateur. Les fonctionnalités graphiques nécessaires sont détaillées.

102 API (Interface de programmation de l’application) : L’API permet le pilotage du SAE à l’aide de logiciels externes ou d’ instructions données en ligne de commande par des informaticiens. Les méthodes de l’API doivent être effectives et documentées. L’API peut par exemple être utilisée pour entrer dans l’archive des lots de documents.

Classements en séries

201 Classement hiérarchique : On utilise ce module lorsque le classement est organisé de manière hiérarchique. Il vient modifier ou remplacer le module Service de classement. Il gère les propriétés et les héritages des classes et agrégations. Un export du classement est possible.

Composants en série

301 Composants électroniques : Ce module concerne exclusivement les documents numériques. Ceux-ci peuvent être localisés à l’intérieur ou à l’extérieur du SAE. L’URI est référencée en cas de localisation externe. Les documents numériques peuvent être du type “base de donnée” ou “enregistrement d’une base de donnée”.

On trouve en documents annexes des schémas XML spécifiant des formats d’exportation des données et des documents permettant l’évaluation et la certification de SAE.

En conclusion

MoReq spécifie les fonctionnalités d’un SAE permettant l’archivage de documents tant numériques que physiques. L’accent est mis sur le contrôle d’accès, le classement, la planification de la destruction des documents en fin de cycle, l’interopérabilité. Le rapport s’intéresse aux  Archives courantes et intermédiaires ayant valeur de preuve, qui correspondent souvent aux archives d’entreprises contenant des documents du type factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets.

On pourra regretter que les Archives définitives et historiques ne soit pas prises en compte par la recommandation. Le modèle OAIS apporte pour l’archivage à long terme des spécifications importantes. Il souligne l’importance de la signature électronique des documents, garante de l’intégrité, et l’importance de la duplication des données en des lieux distants permettant le recouvrement des données en cas de sinistre majeur. La recommandation ICA-Req confirme l’importance de ces exigences, de même que la norme française NF Z 42-013, transposée ISO FDIS 14641-1 en 2012 grâce aux efforts de l’Aproged. A noter aussi  l’intérêt de la norme internationale ISO 16175 (2011).

MoReq2010 : http://moreq2010.eu/pdf/MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf, 2011, 520 p.
Site Moreq2010 : http://www.moreq2010.eu/
Présentation : An in‐depth comparison of MoReq2010 to other international records management standards par Jon Garde, auteur de Moreq2010
Moreq2 en français (2008) : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2088
DLM Forum Foundation : http://www.dlmforum.eu/
Système d’archivage électronique : http://fr.wikipedia.org/wiki/Système_d’archivage_électronique
NF Z42-013 : http://fr.wikipedia.org/wiki/NF_Z_42-013
Transposition NF Z42-013 / ISO FDIS 14641-1 : http://www.aproged.org/index.php/Association/La-norme-ISO-FDIS-14641-1-transposition-de-la-NF-Z42-013-enfin-approuvee.html
ZDNet.fr : Archivage électronique à vocation probatoire : les approches et perspectives de Markess pour 2014

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