DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assesment)

L’établissement d’archives préservant avec sûreté des données numériques sur le long terme suppose le respect régulièrement vérifié de règles et de normes de fonctionnement. Le mandat de l’archive, sa gouvernance, la gestion du personnel, la solidité financière, l’habilitation, les pratiques de gestion des objets, l’infrastructure technologique, les usages en matière de sécurité des données notamment doivent être auto-évalués ou mieux – soumis à un audit externe. Les résultats des évaluations doivent être communiqués aux parties prenantes telles que les autorités politiques, le management, l’administration et les utilisateurs de l’archive.  La méthode DRAMBORA d’auto-évaluation est ici brièvement présentée.

Développé en 2007 par le Digital Curation Centre (DCC) britanique et DigitalPreservationEurope (DPE), DRAMBORA se base sur les techniques industrielles d’analyse des risques pour produire une mesure et un rapport d’audit. La méthode fournit un logiciel et depuis 2008 un site internet pour faciliter l’évaluation. Elle a été éprouvée sur des archives de différents types: bibliothèques nationales, archives de données scientifiques ou archives institutionnelles. 10 exigences préalables à l’évaluation sont nécessaires, concernant des aspects aussi bien politiques qu’organisationnels ou techniques :

  1. Obtention d’un mandat et engagement de l’archive
  2. Organisation adaptée
  3. Respect des lois et des réglementation
  4. Politique efficace et effective
  5. Infrastructure technique adaptée
  6. Acquisition et versement des objets
  7. Préservation de l’intégrité, de l’authenticité et de la possibilité de lecture des objets
  8. Gestion des métadonnées et réalisation d’audits
  9. Diffusion des objets
  10. Actions et plans de préservation des données

L’évaluation vise à prouver que ces exigences sont vérifiées. Les administrateurs définissent tout d’abord l’objet de l’audit et les objectifs. Ils utilisent le logiciel ou le site pour définir après authentification les caractéristiques principales de leur archive. Différents membres du personnel peuvent apporter leur contribution à l’évaluation en répondant à une batterie de questions et en rassemblant des documents servant de preuve. La méthode est itérative et divisée en différentes étapes :

Fig 1 : Les étapes de l’auto-évaluation

La méthode fournit un registre chiffré des risques. Les succès et les échecs de l’archive sont détaillés, des solutions sont proposées, les résultats de l’évaluation sont communiqués. De telles évaluations internes régulièrement répétées concourent à la sûreté de l’archive et peuvent préparer à la réalisation d’un audit externe menant à une certification.

En conclusion

DRAMBORA est l’une des méthodes permettant l’évaluation d’archives ou d’entrepôts institutionnels. La qualité est une préoccupation certaine des archives et d’autres recommandations ou normes mériteraient d’être présentées. On peut ainsi citer TRAC, Data Seal of Approval et la toute récente norme ISO 16363 (Space data and information transfer systems — Audit and certification of trustworthy digital repositories – 2012).

DRAMBORA interactive : http://www.repositoryaudit.eu/
Les utilisateurs de la méthode : http://www.repositoryaudit.eu/users/
Digital Curation Centre : http://www.dcc.ac.uk/
Digital Preservation Europe : http://www.digitalpreservationeurope.eu/
Digital Curation Centre : How can we evaluate data repositories? Pointers from DryadUK

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